Relations Entreprises et stages

Service for Industrial Relations and Internships

Office hours From 8:30 until 12, every day.

We hope that administrative information given below will help you in successfully achieving your aims. Should you encounter any problems during the preparation of your internship or during it, feel free to contact us.

Information for students : Should you plan to do an internship, either mandatory to graduate or on voluntary basis, an internship agreement (“convention de stage”) must be established before starting. This agreement involves the student, the organisation hosting the internship (a private or public company, a research laboratory, etc.), and the university. Only students of programs that include an internship, either mandatory or not, are allowed to do an internship under such an agreement (see the document “règlement d’examen” of the program you have enrolled to check whether or not an internship agreement is permitted for you). Moreover, for a given academic year, internships cannot start before the 1rst of October, and must end by the 30th of September. Internships done on voluntary basis, not related to the program you have enrolled, and which does not count for any ECTS in your program cannot be subject to an internship agreement.

The documents you must provide are :
 The internship description form (“Internship Information Form” This form has to be filled up by you and the organisation proposing the internship and then, approved by the person in charge in the program you have enrolled.
 A proof of liability insurance (only if you didn’t provide it when you registered to the university). Steps to establish an internship agreement (to be completed before you start the internship) : 1 – The internship description form (“Internship Information Form”) must be carefully filled up and lodged. Once approved by the person in charge of the program it will serve as the basis to set the internship agreement. Among others, the following informations must be given : · Details of the organisation hosting the internship : name, address, and executive manager (not to be confused with your supervisor in this organisation). · Contact details of the administrative staff in charge of internships in this organisation. · Details about the period of the internship, its subject, as well as the tasks expected to be achieved. · Allowances if any. · Your email address. · Etc. The description form may be lodged either in person at the internship office at the UFRIMAG building, or by email to stage@imag.fr or by fax (04 76 51 43 78). Information about internship allowances : since the 1rst of February 2008, it is mandatory for all organisations to grant allowances for internships whose duration is more than 3 months. The allowance amount is calculated on the basis of 12.5% of the minimum defined by the French Social Security (“sécurité sociale”) : 398.13 euros. If the internship is interrupted and the agreement cancelled allowances are re-calculated according to the actual worked period. For internships whose duration is less than 3 months, allowances are not mandatory. 2 – The description form is then sent for approval to the person in charge of internships in the corresponding program. If approved, you will be emailed when your internship agreement is ready for signature. Denied for approval results most of the time because of a lack of details given in the description form so it is not possible to assess whether the proposed internship meets the program needs. 3 – The internship agreement is signed by (in turn) :
 The student.
 The manager of the student office at UFRIMAG.
 The executive manager (or its representative) of the organisation hosting the internship.
 The administrative manager of the UFRIMAG (on the behalf of the Dean of Joseph Fourier University). Eventually, 2 copies of the agreement are mailed to the organisation hosting the internship (one for the student, the other for the organisation). Internship proposals
 Proposals for internships are made available from the web site : http://ufrima.imag.fr/spip.php?rubr...
 Proposals for research project see : http://bach2.imag.fr:8080/projetPCarre More offers received by mail are displayed on the board located in the corridor at the ground floor of the UFR IMAG building. Recommendations Terms of the internship agreement may be modified. To modify an agreement, please fill up the appropriate form (see http://ufrima.imag.fr/IMG/doc/AVENA...) and lodge it at the internship office of the UFRIMAG. The agreement must always be established before the internship starts. However, if you plan to do it abroad its is strongly advised to allow more time as liability insurance matters are involved (see below). The student must provide a proof of liability insurance covering damages she/he may cause during the internship period, including damages to her/him self in case her/his responsibility is involved. If the internship is to be done in a foreign country the proof of liability insurance must clearly show that the coverage applies to that country. Information The CPAM (“ Caisse Primaire d’Assurance Maladie”) does not cover work injuries for students doing internships (Article L. 412.8 – a and – b of Social Security policy) in the following two situations : 1 – The internship is carried out abroad for a period exceeding 6 months. 2 – The internship is carried out abroad in an university outside the EEC (universities are not considered as companies). Students planning an internship abroad must subscribe a personal insurance covering work injury (the CPAM covers health insurance only for those students). When the internship is done abroad, students are not entitled to any remuneration which could cover work injury.

NOTE A L’ATTENTION DES ETUDIANTS

Vous avez un stage (obligatoire ou conseillé) à effectuer dans le cadre de votre formation. Un accord oral avec une entreprise n’est pas suffisant. Il est nécessaire de signer une « convention de stage » avant l’entrée en stage.

Les pièces nécessaires à la signature de cette convention sont les suivantes :
 fiche « renseignements sur le stage ». Ce document doit être rempli par l’entreprise ou l’organisme qui vous prend en stage et validé par le responsable de filière.
 attestation d’assurance responsabilité civile

La convention comporte trois signatures importantes :
 l’entreprise
 l’université
 l’étudiant

PROCEDURE A SUIVRE

1. Bien remplir la fiche de renseignements (adresse mail impérative) et la faire signer par l’enseignant responsable (voir ci-après les consignes/fiche de renseignements)

2. La renvoyer par fax au 04 76 51 43 78 ou par mail à Carole DURAND (après l’avoir scannée pour les signatures) ou l’apporter directement au service

3. Le service des stages saisit cette proposition et édite la convention de stage.

4. Nous vous prévenons par mail (d’où l’importance de bien noter votre adresse électronique) afin que vous passiez au service des stages pour signer la convention.

5. La convention est ensuite signée par le responsable des stages de l’UFR IM²AG

6. La convention est envoyée à l’établissement d’accueil et signée par son directeur

7. La convention revient à l’UFR ; elle est signée par le responsable administratif de l’UFR IM²AG.

8. La convention est envoyée par le service des stages en 2 exemplaires à l’entreprise qui vous accueille : 1 pour l’entreprise, 1 pour l’étudiant.

LA CONVENTION DOIT ETRE SIGNEE PAR TOUTES LES PARTIES AVANT LA DATE DE DEBUT DU STAGE.

Pour diminuer, prolonger la durée de stage ou prendre des congés pendant le stage en accord avec l’entreprise, remplir un avenant et le renvoyer au service des stages.

INFORMATIONS STAGES

RECOMMANDATIONS

Le stage sollicité doit être en relation avec les études suivies et inscrit au programme des enseignements de la formation. Il doit avoir lieu avant l’obtention du diplôme. Ceci exclut donc certains stages « facultatifs » se situant pendant les grandes vacances sans lien direct avec le cursus et ne donnant pas lieu à validation dans celui-ci.

Avant le stage, tout étudiant doit compléter et faire remplir - par l’entreprise ou l’organisme d’accueil - une fiche de renseignements qui sera validée par le responsable de la formation. Cette fiche de renseignements doit être précisément renseignée, car une fois validée, elle servira à établir la convention de stage (pour les stages se déroulant à l’extérieur de l’université).

Le nom de l’entreprise, son adresse et le nom du responsable de l’entreprise (ou de l’organisme d’accueil) doivent être très lisiblement écrits. A ne pas confondre avec le nom du maître de stage ou tuteur en entreprise.

Importance également de renseigner le nom du responsable du service administratif qui assure la gestion des stages.

Les rubriques « périodes du stage », « thème du stage » doivent être complétées, de même que la rubrique « activités confiées au stagiaire ».

La gratification due aux stagiaires (dans le cas d’un stage de plus de trois mois) devra être renseignée.

Le stagiaire ne perçoit pas de salaire mais une gratification. Les stages en entreprise ou laboratoire d’une durée totale (en continu ou fractionnée) supérieure ou égale à 40 jours doivent être obligatoirement rémunérés chaque mois, et ce dès le premier jour du stage. Cette gratification correspond à 12.5% du plafond horaire de la sécurité sociale (soit environ 390 euros). En cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage, le montant de la gratification est calculé en fonction de la durée de stage effectuée. Si la durée du stage est inférieure à trois mois, aucun texte juridique n’oblige l’entreprise à verser une gratification à son stagiaire, qu’il s’agisse de prime, de tickets-restaurants...

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La convention doit être établie suffisamment tôt et signée par toutes les parties avant le démarrage du stage (impératif pour tous les stages, et plus particulièrement pour les stages à l’étranger qui nécessitent un accord de la CPAM pour le maintien de la couverture du risque accident du travail).

Le stagiaire doit être adhérant d’une mutuelle ou bénéficiaire d’un contrat d’assurance couvrant sa responsabilité civile du fait des accidents qu’il pourrait causer au cours de son stage et le dédommagement de ceux qu’il pourrait subir dans le cas où sa responsabilité individuelle serait engagée. L’attestation d’assurance responsabilité civile peut être obtenue auprès des parents dans le cadre d’une assurance multirisques habitation ou bien auprès des mutuelles, la LMDE ou la SMERRA.

Lors d’un stage effectué à l’étranger, il doit être clairement mentionné sur l’attestation de responsabilité civile que la couverture est étendue au pays d’accueil.

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PRECISIONS

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie (service des accidents du travail) n’accorde pas le maintien de la couverture du risque accident du travail aux étudiants en stage (application de l’article L. 412.8 - a ou b du code de la sécurité sociale) dans les deux cas :

● - Lorsque le stage dans une entreprise étrangère ou un organisme étranger est prévu pour une durée supérieure à 6 mois (à noter que la couverture du risque accident du travail s’étendant du 1er octobre au 30 septembre de l’année universitaire, il n’est pas possible d’établir une convention pour une stage au delà de la date du 30 septembre).

● - Lorsque le stage à l’étranger se situe dans une université étrangère en dehors des pays relevant de la CEE (l’université ne pouvant être assimilée à une entreprise)

L’étudiant doit donc contracter préalablement à son départ une assurance personnelle garantissant contre le risque accident du travail, la Caisse Primaire d’Assurance Maladie ne maintient alors que la couverture maladie. De ce fait, toute incapacité permanente qui serait consécutive à un accident du travail ne serait pas prise en charge dans les 2 cas susvisés).

Lorsque le stage se situe à l’étranger le stagiaire ne peut prétendre à aucune rémunération susceptible d’ouvrir les droits à une protection accident du travail dans les pays d’accueil.

Nous espérons que ces informations administratives vous aideront dans l’élaboration de votre projet.

N’hésitez pas à nous contacter pour tous problèmes que vous rencontreriez dans l’élaboration de la convention de stage ou lors du stage.

Le service Relations entreprises et stages de l’UFR IM²AG